18.10.2016
Das Leopoldina-Krankenhaus Schweinfurt forciert seine Digitalisierungsstrategie von Geschäftsprozessen im medizinischen Bereich mit Allgeier.mDMAS als Universalarchiv, das tief in das hauseigene KIS integriert ist. Im nächsten Schritt folgt der Verwaltungsbereich mit Allgeier.mECM.
Als Krankenhaus der Schwerpunkt-Versorgung mit 692 Planbetten hat das Leopoldina-Krankenhaus eine besondere Bedeutung für die Region rund um Schweinfurt. Es stellt als modernes Krankenhaus die umfassende medizinische Versorgung für die Bürger der Stadt und des Landkreises Schweinfurt sowie der Bevölkerung im nördlichen Unterfranken sicher. Jährlich werden im Leopoldina-Krankenhaus Schweinfurt von den 2.000 Mitarbeitern, an den 18 fachlich spezialisierten Kliniken und zentralen Abteilungen rund 35.000 Patienten stationär und 30.000 Patienten ambulant behandelt. Der Umsatz der gemeinnützigen GmbH, die sich im Besitz der Stadt Schweinfurt befindet, belief sich im Jahr 2015 auf 150 Millionen Euro.
„Durch die steigenden Fallzahlen haben wir in der Vergangenheit immer mehr Papier erzeugt, das wir aufgrund unserer umfassenden Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten über Jahrzehnte archivieren mussten“, erinnert sich Thomas Balling, stellvertretender IT-Leiter im Leopoldina-Krankenhaus, noch allzu gut. Die Situation verschärfte sich durch das 2013 in Kraft getretene Patientenrechtegesetz, das Behandlungsfehler, die Haftung von Ärzten, Aufklärungspflichten und die Einwilligung in eine Operation (OP) regelt. „Spätestens ab diesem Zeitpunkt war abzusehen, dass unsere Aktenlager bald aus allen Nähten platzen würden, wenn wir nichts unternehmen würden.“ Allein im Zentrallager verfügte das Leopoldina-Krankenhaus Schweinfurt über rund 4.000 Regalmeter für Akten.
Die Archivierung der Krankenakten kostet das Schwerpunktkrankenhaus eine Menge Geld, da die Akten regelmäßig umgeschichtet werden mussten, sobald sie ein bestimmtes Alter erreicht hatten. „Hinzu kommt, dass eine effektive und effiziente Informationsbeschaffung im Behandlungsprozess mit Papierdokumenten und -akten heute nicht mehr realisiert werden kann“, so Balling. „Viele Informationen lagen Ärzten und Pflegern zwar auch in der Vergangenheit bereits in IT-Systemen vor – etwa in einem digitalen Archiv für bildgebende Verfahren – doch mussten sie für viele Inhalte immer noch auf Papierakten zugreifen. Das erzeugte Medienbrüche und war auf Dauer ineffizient.“ Geschäftsführer Adrian Schmuker formulierte deshalb das strategische Ziel, den Grad der Digitalisierung im gesamten Haus deutlich zu erhöhen, um einerseits die Behandlungsqualität zu verbessern und andererseits die Abläufe, insbesondere bei der Informationsbeschaffung, effizienter zu gestalten.
Elektronische Patientenakte mit einem Archiv für bildgebende Daten und alle Dokumente
Auf der Grundlage dieses Ziels hat die IT-Abteilung eine IT-Strategie entwickelt. Zentraler Baustein war darin zunächst die Einführung einer umfassenden elektronischen Patientenakte mit einem digitalen Universalarchiv – sowohl für bildgebende Daten als auch für alle anderen Dokumente.
„Im Laufe der Diskussionen mit allen Beteiligten hier im Haus haben wir aber schnell gemerkt, dass wir im medizinischen Bereich nicht Stopp machen können, wenn wir es mit der Digitalisierung Ernst meinen. Im Gesundheitswesen verändern sich die Rahmenbedingungen permanent. Gleichzeitig steigt der Kostendruck. Deshalb war unser Plan, nach dem medizinischen Bereich auch die Abläufe im Verwaltungsbereich stärker zu digitalisieren“, betont Balling. Unklar war den Verantwortlichen im Leopoldina-Krankenhaus Schweinfurt zum damaligen Zeitpunkt, ob man eine oder zwei verschiedene Lösungen für die beiden Bereiche benötigen würde. Im ersten Schritt entwickelte die IT ein Konzept für ein digitales medizinisches Archiv, in das alle vorhandenen IT-Systeme integriert werden sollten. Die notwendigen Schnittstellen wurden identifiziert. Zudem wurde geprüft, an welchen Stellen im Behandlungsprozess schließlich noch Papier notwendig sei.
Tiefe Integration von mDMAS in das im Krankenhaus entwickelte KIS
Eine der Hauptanforderungen der IT an das medizinische Archiv lautete: Eine vollständige und tiefe Integration in das vorhandene, im eigenen Haus entwickelte Krankenhausinformationssystem (KIS), Klinikdialog Plus, war zwingend erforderlich. Balling: „Möglichst tief heißt, dass alle Nutzer einen nahtlosen Zugriff auf die Systeme über eine Oberfläche haben. Wir wollten den Ärzten, die ja wenig Zeit für Dokumentationsaufgaben haben, eine wirklich gebrauchstaugliche Lösung anbieten.“ Letztlich fiel die Entscheidung auf das multimediale Dokumentenmanagement und Archivsystem, Allgeier.mDMAS, der Allgeier Medical IT GmbH, das die Konsolidierung von PACS, Multimedia und Dokumentenarchiv in einer Lösung erlaubt.
Thomas Balling, stv. IT-Leiter,
Leopoldina-Krankenhaus SchweinfurtEnge Zusammenarbeit zwischen den Software-Entwicklern auf beiden Seiten
„Technologisch waren wir uns nach einem Workshop mit Allgeier sicher, dass wir Allgeier.mDMAS in unsere Systeme, insbesondere in unser KIS, gut integrieren können.
Genauso wichtig war uns aber auch – und das ist ein Alleinstellungsmerkmal von Allgeier, dass das Unternehmen über eine eigene Entwicklung in Deutschland
verfügt, die flexibel reagiert. Ich sehe es als großes Plus, dass sich unsere Entwickler mit den Experten von Allgeier Medical IT auf Augenhöhe fachlich austauschen
konnten und die Kommunikationswege immer kurz waren“, lobt Balling.
Heute sind im Leopoldina-Krankenhaus Schweinfurt fast alle klinischen Systeme an Allgeier.mDMAS angedockt: Dies sind neben dem klinischen Arbeitsplatz die elektronische Pflegedokumentation und das RIS PACS der Radiologie – Allgeier.mDMAS ist sozusagen das Langzeitarchiv für das PACS-System und übernimmt die Bildverteilung im Krankenhaus. Außerdem gehören auch eine Lösung für Langzeit-EKGs – die nun originär digital generiert und in Allgeier.mDMAS eingestellt werden – sowie die Befundungssysteme der Echokardiografie und der Endoskopie dazu. Hinzu kommen die Schnittstelle zur zentralen Notfallaufnahme und diverse Spezialsysteme der insgesamt 18 Kliniken. „Damit haben wir im medizinischen Bereich heute einen sehr hohen Digitalisierungsgrad erreicht“, freut sich der stellvertretende IT-Leiter. Die Ärzte und Pfleger greifen dabei seit ein paar Monaten über ihren gewohnten Arbeitsplatz, also über das KIS, auf alle patientenrelevanten Dokumente einschließlich aller Befunde – das alles ist in Allgeier.mDMAS hinterlegt – zu. Auch Dokumenten-Workflows werden dabei abgebildet: So können die Ärzte im eigenentwickelten KIS beispielsweise einen Arztbrief oder einen OP-Bericht erstellen, validieren, versionieren oder auch stornieren – bei einer gleichzeitig synchronen Abbildung in Allgeier.mDMAS.
Zeitersparnis im Tagesbetrieb der Kliniken
„Das Feedback der Ärzte was sehr positiv: Die Oberfläche ist sehr nutzerfreundlich und einfach zu bedienen. Außerdem loben sie die Möglichkeit, verschiedene Inhalte einer elektronischen Patientenakte mit nur wenigen Klicks nach Belieben vergleichen zu können – egal, um welche Art von Dokument oder Bild es sich handelt“, berichtet Balling. „Die Ärzte gehen davon aus, dass sie durch das neue durchgängige System viel Zeit einsparen werden.“ Auch entwickeln die Ärzte derzeit viele neue Ideen, um die Prozesse mit Hilfe des digitalen medizinischen Universalarchivs effizienter zu gestalten. Ein Beispiel: Im System können spezifische Sichten für den jeweiligen Behandlungskontext bereitgestellt werden. So sind verschiedene Informationen zu einem Patienten beispielsweise schnell und problemlos im Rahmen einer Tumorkonferenz verfügbar. Einer der nächsten Schritte ist es nun, den Ärzten und Pflegern die mobile Visite technisch zu ermöglichen. Außerdem unterstützt Allgeier die IT derzeit dabei, ein neues, in mDMAS integriertes Laborsystem zu entwickeln. Doch geht es hier nicht allein um die Archivierung der Laborbefunde, sondern auch darum, den Ärzten eine individuelle Darstellung der Labordaten zu erlauben. Zudem soll mittelfristig das Medizinische Versorgungszentrum (MVZ) Leopoldina – eine fachübergreifende, durch Fachärzte geleitete Einrichtung, in der Mediziner mit verschiedenen Schwerpunkten tätig sind – in Allgeier.mDMAS integriert werden. Und schließlich soll die Digitalisierungsstrategie auch im Verwaltungsbereich des Leopoldina-Krankenhauses fortgesetzt werden. Nach der sehr guten Zusammenarbeit mit Allgeier im medizinischen Bereich fiel auch hier die Wahl auf ein Produkt des Freiburger Softwarehauses, das multimediale Enterprise Content Managementsystem Allgeier.mECM. Laut Balling will man darin im ersten Schritt das Vertragsmanagement abbilden: Sämtliche Verträge des Krankenhauses sollen darin digital abgelegt und mit entsprechenden Workflows versehen werden, um etwa Kündigungsfristen einzuhalten. „Dieses Wissen über Verträge steckt heute oftmals nur in den Köpfen einzelner Verwaltungsmitarbeiter. Mit einer digitalen Lösung werden Verträge verfügbarer und sind jederzeit für die zuständigen Kollegen zugänglich. Parallelprozesse fallen weg. Letztlich wird die Verwaltung damit deutlich effizienter“, sagt Balling. Im zweiten Schritt sollen mit Allgeier.mECM auch eingehende Rechnungen digital verarbeitet werden.
Hintergrund:
Äußerst konsequent hat das Leopoldina-Krankenhaus Schweinfurt die Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse im medizinischen Bereich mit Allgeier.mDMAS als Universalarchiv umgesetzt. Nun folgt die Verwaltung mit Allgeier.mECM. Herausforderung: Lösung sollte sich tief in das vorhandene Krankenhausinformationssystem (KIS), eine Eigenentwicklung des Krankenhauses, integrieren lassen. Dafür bedurfte es eines Anbieters mit einer eigenen, flexiblen Entwicklungsabteilung in Deutschland
Lösung:
Allgeier.mDMAS, Allgeier.mECM
Erfolg:
- Konsequente Umsetzung der Digitalisierung entsprechend der Unternehmensstrategie
- Realisierung der elektronischen Patientenakte durch Anbindung aller medizinischen Systeme
- Einheitliche Benutzeroberfläche für Ärzte und Pfleger durch tiefe Integration von Algeier.mDMAS in das KIS
- Geringe Investitions- und Verwaltungskosten durch eine einheitliche multimediale Plattform für medizinische Daten und Verwaltungsdaten
- Schneller Zugriff auf alle Patientendaten und Dokumente über Allgeier.mDMAS
